Расчетное задание по Офисным информационным технологиям Вариант 4

20.12.16 в 21:25

Расчетно-графическое задание

По дисциплине: «Офисные информационные технологии»

Рассмотрим этапы создания базы данных, имея три таблицы: «Деталь», «Профессия» и «Ведомость». Они содержат информацию о том, какие изделия изготовляются, в каком объеме и какими сотрудниками.

Порядок выполнения работы

1. Запуск программы.

Для запуска программы выполнила:Пуск/Все программы/Microsoft Office/MicrosoftAccess 2010. В открывшемся окне выбрала «Создать новую базу данных».

В строе «Имя файла» задала имя новой базы данных «Вариант 4». Далее перешла к созданию таблиц.

2. Создание таблиц.

Таблицы являются основой, на которой строится все дальнейшее создание базы данных. Таблицы имеют три основных режима создания:

— режим Таблица, где вносится информации в таблицу;

— режим Конструктор, где строится структура объекта;

— создание на основе списков SharePoint.

В расчетно-графическом задании таблицы создавала в режиме «Конструктор».

На ленте инструментов выбрала вкладку «Создание» и нажала кнопку «Конструктор таблиц». В появившемся окне Имена полей в окне заполняются согласно структуре таблиц моего варианта. Тип данных выбирала из списка. Так же установила первичный ключ: таблица «Изделия» — «Код изделия», таблица «Профессия» — «Код профессии».

Установка первичного ключа осуществляется с помощью команды «Ключевое поле» меню «Правка» или нажатием кнопки на панели инструментов при выделенном поле.

После создания таблиц, заполнила их данными, предложенными в варианте, после чего связала таблицы между собой. Открыла окно «Схема данных», на переднем плане которого отразилось дополнительное окно «Добавление таблиц». Выделила каждую  отдельную таблицу, нажимая кнопку «Добавить». Таблицы перешли в основное окно «Схема данных». Создала связи между полями таблиц.

3. Создание запросов.

Запрос- это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы могут выполнять следующие операции выбирать данные из таблиц, группировать записи и получать итоговые значения полей по группам и получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Щелкнула на «Создание запроса в режиме Конструктор» в окне «Объекты запроса». В окне «Добавление таблицы» выбрала требуемую таблицу и нажала кнопку «Добавить». Выбранная таблица появилась в зоне отбора таблиц окна «Запрос» на выборку в верхнем (сером) поле. После вывода необходимых таблиц или запросов окно «Добавление таблицы»закрыла.

Для простого запроса выбраны поля: «Код изделия», «Наименование изделия», «Контролер ОТК» из таблицы «Изделия», «Наименование профессии» из таблицы «Профессия».

При создании запроса с параметром, начала с создания простого запроса, выбрав поля «Код изделия», «Наименование изделия» и «Контролер ОТК» из таблицы «Изделия». После отбора таблиц и полей в том же режиме в строке Условие отбора в поле, где необходимо произвести отбор, указала критерии отбора. Эти критерии записала в квадратных скобках в виде формулы: [введите:<Код изделия>].

При создании запроса с отбором данных, сначала создала простой запрос в режиме «Конструктор». В строке «Условия отбора», где необходимо произвести отбор, указала критерии отбора.

Записала критерии в кавычках и с использованием математических знаков: >=3 в поле «Профессия» и <=4000 в поле «План на квартал».

После применения критериев отбора, запрос выглядит так:

Создание итогового запроса начала с создания простого запроса. Произвела отбор необходимых полей: «Изделия», «План на квартал», «Норма времени на единицу продукции» и создала дополнительное поле «Количество». В строке «Групповая операция» к полю «Изделия» применяю группировку, к «План на квартал» — Sum, к «Норма времени на единицу» — группировка, к «Количество» — выражение, и название поля «Количество изменяю на:Количество_времени_на_план:Sum([План_на_квартал]*[Норма_времени_на_единицу]).

Сохраняю созданный запрос.

Перекрестный запрос является специальным запросом итогового типа. Он позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную. B перекрестной таблице левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля. Верхняя строка новой таблицы образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений записи группируются по полям, используемым в качестве заголовков строк и столбцов, и для значений третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций.

Откроем вкладку «Запросы». Рассмотрим создание перекрестного запроса в режиме «Конструктор». Найдем, какое количество конкретных изделий производит определённый рабочий. В окне «Имя таблицы» выберем таблицы «Деталь», «Ведомость». Затем в «Поле» выберем столбец «Наименование изделия», «Расценка на деталь» и «Объем производства». На панели инструментов нажмем кнопку «Тип запроса». B нижней части запроса появились разделы «Групповая операция» и «Перекрестная таблица». B разделе «Групповая операция» выберем функцию «Sum» напротив поля «Объем производства». B остальных полях оставим значение «Группировка». Чтобы значения поля «Наименование изделия» появились в заголовке столбцов, в разделе «Перекрестная таблица» выберем пункт «Заголовки столбцов». А чтобы значение поля «Расценка на деталь» появилось в заголовке строк, выберем пункт «Заголовки строк». Для поля «Объем производства» выберем параметр «Значение».

4. Создание форм.

Форма — это объект Access, который удобен для обработки информации. Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их. Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы.

Создание формы с помощью мастера: Форма/Создание/Мастер форм. В качестве источника данных выбрала запрос «Запрос код изделия(с параметром)». В первом окне открылисьдоступные поля выбранной таблицы или запроса, я перенесла данные, необходимые для формы: «Код изделия», «Наименование изделия», «Контролер ОТК», «Единица измерения», «Упаковщик». Во втором окне выбрала внешний вид формы. В третьем окне выбрала стиль оформления формы. В четвертом окне задала имя формы «Запрос код изделия (с параметром)», после чего нажала кнопку «Готово».

Создание формы с помощью «Конструктора»: Форма/Создание с помощью «Конструктора». В зоне «Заголовок» с помощью инструмента «Надпись» ввела название формы. В окне «Список полей» поочередно выделила поля: «Код изделия», «Наименование изделия», «Контролер ОТК», «Единица измерения», «Упаковщик», поочередно перетащила их в зону «Область данных».

После внесения всех полей, редактирования шрифта, форма выглядит так:

5. Создание отчетов.

Отчет — это результирующий документ. К ним относят приказы, справки, счета, накладные, ордера, сводки и т.д. Общий принцип создания отчетов во многом схож c методом создания форм.

Создание отчета с помощью мастера отчетов: Создание/Мастер отчетов. В окне для выбора полей, выбрала таблицу для отчета и необходимые мне поля. Затем установила уровни группировки, сортировку записей по возрастанию или убыванию, выбрала табличный макет для отчета, задала имя отчета и нажала «Готово».